Gợi ý mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp trong từng trường hợp cụ thể

Gợi ý mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp trong từng trường hợp cụ thể

Nhà tuyển dụng không chỉ phản hồi lại khi ứng viên đạt phỏng vấn mà cần từ chối khi ứng viên không đạt một cách chuyên nghiệp, tinh tế để đảm bảo để lại ấn tượng tốt mà không tốn quá nhiều thời gian. Bài viết dưới đây, Tiva sẽ gới ý 3 mẫu thư từ chối với 3 trường hợp trượt phỏng vấn cụ thể nhà tuyển dụng có thể sử dụng nhé.

1. Thư từ chối ứng viên là gì?

Ý nghĩa của một bức thư từ chối ứng viên là thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng đối với các ứng viên đã dành thời gian tham gia ứng tuyển. Điều này sẽ giúp công ty hay doanh nghiệp có thể nhận được những phản hồi hay những đánh giá tích cực, góp phần tạo dựng thương hiệu toàn diện về mọi mặt.

2. Tại sao cần gửi thư từ chối cho ứng viên?

Trong một quy trình tuyển dụng. Song song với việc thông báo chúc mừng những ứng viên tiếp tục đi tiếp, việc gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cũng là một việc quan trọng. Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Còn điều gì tồi tệ hơn việc gửi hồ sơ đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không hề nghe được tin tức gì?

Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ. Từ đây, họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.

Ngoài ra, việc bị từ chối cũng là cơ hội cho ứng viên học hỏi và phát triển. Một lá thư với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng – người đã dành thời gian đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên – có thể giúp họ cải thiện bản thân. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Hơn nữa, khi ứng viên chính thức nhận được thư từ chối từ phía nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục cố gắng vì những cơ hội khác, không còn vướng mắc với cơ hội việc làm mà họ không được chọn.

3. Cách viết thư từ chối chuyên nghiệp

Một mẫu thư từ chối phỏng vấn phù hợp sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng với ứng viên. Những thông tin đó bao gồm:

3.1. Thông tin cá nhân của ứng viên

Khi viết thư từ chối cho một ứng viên, hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian cho họ.

3.2. Cảm ơn

Hãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển; vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên.

3.3. Phản hồi

Điều quan trọng là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

3.4. Mời ứng tuyển lại

Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Tuy nhiên, nếu bạn thấy đó không phải một ứng viên tiềm năng, bạn có thể bỏ qua phần này.

4. Mẫu thư từ chối ứng viên

Tùy theo đối tượng và mục đích mà bạn có thể soạn những mẫu thư từ chối phù hợp.

4.1. Ứng viên không được mời phỏng vấn

Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn. Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường. Đa số ứng viên thường không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn.

Do vậy, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng].

3.2. Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn.

Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, chúng tôi đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc.

Trân trọng,

[Tên nhà tuyển dụng].

4.3. Ứng viên có khả năng được chọn cao

Sau quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá, nếu ứng viên lọt top những người có khả năng cao được chọn, họ có thể tự nhận thức được điều đó. Do vậy, họ có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu. Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đã thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

[Tên nhà tuyển dụng].

Với mẫu thư từ chối ứng viên trên đây các nhà tuyển dụng có thể tham khảo, lựa chọn và điều chỉnh để trở thành mẫu mẫu phù hợp nhất đảm bảo phép lịch sự và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với các ứng viên. Tiva hỗ trợ đăng tin tuyển dụng miễn phí giúp doanh nghiệp có nhiều hơn những ứng viên chất lượng mà tối ưu hóa được chi phí nhân sự thời điểm khó khăn này.

 

Tên công ty: (*)

Email: (*)

Số điện thoại: (*)

Địa chỉ: (*)

Ghi chú (*)

Đăng ký ngay