Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Nếu có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ không phải đau đầu vì đống công việc cần phải chạy deadlines. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để kiểm soát thời gian của mình hợp lý. Do đó, những phương pháp dưới đây sẽ là gợi ý để bạn cải thiện và nâng cao khả năng quản lý thời gian của mình tốt nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian là một mắt xích quan trọng trong các kỹ năng mềm mà chúng ta cần phải học hỏi và hoàn thiện để thành công. Trước dãy công việc và deadlines xếp dài, ta nên học cách quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất công việc. Đặc biệt, biết cách ưu tiên công việc nào và sắp xếp thời gian ra sao để hoàn thành đúng, thậm chí vượt chỉ tiêu và tích lũy năng lượng sáng tạo, đột phá trong các dự án kế tiếp?
 

Cùng tham khảo những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả 

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian (tên gọi khác là kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian) bao gồm khả điều chỉnh đồng hồ sinh học sao cho phù hợp với lịch trình công việc. Để có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì bạn cũng cần trau dồi cho mình những kỹ năng sau.

• Kỹ năng tổ chức: Thiết lập và thực thi một lịch trình tinh gọn và thường xuyên cập nhật các đầu việc mới, sắp xếp tài liệu theo thứ tự tiện cho việc theo dõi, một môi trường làm việc sạch sẽ và thông thoáng dọn đường cho các ý tưởng mới cùng các ghi chú lịch trình chi tiết và ghi chép khoa học.
• Kỹ năng ưu tiên: Là kỹ năng đo lường và đánh giá mức độ quan trọng hoặc nhanh chóng của các nhiệm vụ theo thứ tự từ cao đến thấp, từ đó từng bước tập trung triển khai nhiệm vụ quan trọng nhất, đòi hỏi nhiều thời gian nhất.
• Kỹ năng đặt mục tiêu: Là bước quan trọng hàng đầu của nhà quản lý thời gian hiệu quả. Đặt mục tiêu giúp bạn hình dung ra kết quả cuối cùng của công việc, từ đó có thêm động lực mạnh mẽ để bắt tay vào thực hiện.
• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp với các thành viên của dự án sẽ giúp bạn “chốt lịch” nhanh chóng cho các phần việc và phân công các nhiệm vụ cho phù hợp.
• Kỹ năng lên kế hoạch: Kỹ năng lên kế hoạch được thực hiện song hành với kỹ năng tổ chức giúp người thực hiện dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành và chất lượng công việc.
• Kỹ năng phân công nhiệm vụ: Giống vai trò của những nhà quản lý, việc hiểu được năng lực riêng của từng thành viên trong nhóm để phân công nhiệm vụ cho phù hợp sẽ giúp dự án hoàn thành đạt chỉ tiêu về deadline và chất lượng.
• Kỹ năng quản lý và ứng phó với căng thẳng trong công việc: Căng thẳng là yếu tố đương nhiên của một công việc, tuy nhiên, không phải ai cũng quản lý tốt căng thẳng và từ đó rất dễ mắc lỗi. Cách tốt nhất để đối mặt và hạn chế tối đa các căng thẳng là giúp bản thân thư giãn trong khi xử lý một dự án kéo dài hoặc tự thưởng cho mình những món quà nhỏ nhưng đầy ý nghĩa khi kết thúc một dự án.

2. Cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

1. Đặt các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Để đạt được những mục tiêu dài hạn, trước hết, bạn cần hoàn thiện mục tiêu ngắn hạn. Ví dụ, bạn có kế hoạch phải hoàn thành mục tiêu doanh số của nhân viên kinh doanh trong 6 tháng, bạn cần lập các mục tiêu ngắn hạn để hoàn thiện các kỹ năng nhất định. Mục tiêu của bạn cần phải cụ thể, khả thi, liên quan đến các nhiệm vụ chung và dựa trên thời gian.

2. Quản lý bằng lịch

Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ một mốc quan trọng nào trong lịch trình làm việc của mình, bạn nên sử dụng các ghi chú trên lịch. Lịch giúp bạn dễ dàng cập nhật, hủy lịch hoặc tạo bất cứ thay đổi nào trong kế hoạch của dự án.
 

Cần làm gì để quản lý thời gian hợp lý

3. Ưu tiên các nhiệm vụ

Ưu tiên nhiệm vụ là một kỹ năng không khó khi bạn tạo một to – do list (danh sách những việc phải làm). Bạn có thể hỏi giám đốc kinh doanh hoặc đồng nghiệp giúp danh sách này phát huy hiệu quả tối ưu. Kỹ năng ưu tiên giúp bạn thực sự tập trung vào nhiệm vụ của mình, hoàn thành trước các deadlines và thúc đẩy chất lượng công việc của cả nhóm.

Nếu bạn có kỹ năng lãnh đạo bản thân thì việc quản lý thời gian hợp lý cũng không quá khó. Khi bạn tự ý thức, biết mình cần và nên làm gì trước, làm gì sau thì mọi việc sẽ được diễn ra theo đúng tiến độ.

Không những vậy, việc tự mình tìm tòi, nghiên cứu, sắp xếp sẽ mang đến kết quả tích cực hơn là việc tiếp thu một cách thụ động. Vì vậy, kỹ năng học và tự học dù bạn ứng tuyển vào vị trí nào thì cũng nên phát huy để có nhiều kinh nghiệm, trải nghiệm, nâng cao vốn hiểu biết, từ đó phát triển bản thân và sự nghiệp trong tương lai.

Tên công ty: (*)

Email: (*)

Số điện thoại: (*)

Địa chỉ: (*)

Ghi chú (*)

Đăng ký ngay